Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Déplacement à l’étranger, repas en extérieur, nuitées d’hôtel… PME ou grand groupe, les notes de frais sont de vrais incontournables dans le monde de l’entreprise. Et pour cause : c’est grâce à ces documents que les collaborateurs peuvent être remboursés des dépenses effectuées avec leur propre argent dans un contexte professionnel. Si la gestion et le remboursement des notes de frais peuvent prendre différentes formes (papier, logiciel, tableau…), il est tout de même important de respecter quelques règles de base, afin d’être conforme aux règles en vigueur au niveau fiscal et comptable. Alors, comment faire une note de frais en bonne et due forme ? Retour sur les essentiels à connaître sur la note de frais dans cet article.

Une note de frais, c’est quoi exactement ?

La note de frais s’apparente à un document rempli par un salarié, qui affirme avoir engagé des dépenses dans le cadre d’une mission ou d’un déplacement professionnel. Elle prend en général la forme d’une fiche à remplir (en ligne ou non) et à remettre à son manager et au service comptabilité de l’entreprise. La note de frais peut être créée par n’importe quel salarié d’une entreprise, mais également par son dirigeant.

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À quoi sert une note de frais ?

On distingue les frais de déplacement (lorsque le salarié utilise son véhicule personnel pour un déplacement professionnel, il obtient en retour des indemnités kilométriques), les frais de restauration (repas avec des clients), les frais de logement (nuits d’hôtel nécessaires lors d’une formation), frais d’abonnement, frais de télétravail… Les employés n’ont pas à assumer de leur poche les dépenses engagées, c’est pourquoi il est obligatoire pour l’entreprise de les dédommager. Pour limiter les abus et/ou les litiges, il est néanmoins indispensable d’accompagner celle-ci du justificatif de la dépense.

L’employeur prend généralement en charge les frais réels, c’est-à-dire qu’il procède au remboursement exact du total des frais engagés. Pour être remboursés, les employés doivent s’armer de justificatifs, afin de prouver qu’ils ont bien réglé les montants indiqués. Toutes les dépenses ont l’obligation d’être accompagnées d’un reçu ou d’une facture lisible pour le service qui le recevra.

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À noter : les micro-entrepreneurs ne peuvent pas créer de notes de frais afin de les déduire de leur chiffre d’affaires. En revanche, cela peut être une bonne idée de créer des documents identiques aux notes de frais pour avoir conscience des dépenses effectuées.

Que contient une note de frais ?

Il n’existe pas de modèle officiel de note de frais. Chaque entreprise choisit la forme et le support qui lui convient le mieux, selon ses besoins. Toutefois, quelques informations doivent être impérativement inscrites sur le document. Parmi elles :

• L’objet de la dépense ;
• Le nom du salarié ;
• La description de la mission professionnelle ;
• La date et le lieu ;
• Le montant TTC ;
• Le montant de la TVA.

La question de la TVA sur les notes de frais

Pour une entreprise, la TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) est en principe récupérable sur les notes de frais. Plusieurs conditions doivent être réunies :

• Des factures sur lesquelles le montant de la TVA est indiqué doivent être fournies ;
• L’achat doit être relatif à l’activité de l’entreprise ;
• La TVA doit être exigible chez le fournisseur.

Mais ce n’est pas forcément le cas pour tous les types de dépenses. Par exemple, les dépenses de déplacement en avion, en bateau et en train ne sont pas assujetties à la TVA, alors qu’il est possible de la récupérer sur les frais de carburant ou de péage.

Automatiser la gestion des notes de frais

Dirigeant d’entreprise ou gestionnaire administratif, vous le savez : gérer les notes de frais des salariés peut être un véritable casse-tête. Si cela est considéré comme un geste du quotidien, ce dernier mobilise tout de même du temps et du personnel. Et plus l’entreprise grandit, plus les process doivent être efficaces, sous peine de voir les notes du frais s’accumuler et devenir de véritables sources de tracas. Besoin d’y voir plus clair ? Simplifiez-vous la vie : pour gagner de précieuses minutes et éviter les erreurs, il est possible de s’équiper avec des solutions de gestion des notes de frais. Via un logiciel ou une application, vous pouvez réduire le temps de traitement des notes de frais et simplifier la validation de ces dernières. De quoi faire gagner du temps à toute l’entreprise.