Les outils essentiels pour le succès de la facturation digitale dans les entreprises
La dématérialisation commence à envahir notre quotidien, tant sur le plan professionnel que personnel. Elle s’invite aussi dans les entreprises avec la dématérialisation des documents dont les factures. Dans cet article, faisons le point sur la digitalisation des factures et sa mise en place.
Plan de l'article
Digitaliser, kesako ?
Dans le cadre de la transition numérique, digitaliser consiste à convertir un fichier sous forme numérique. C’est là qu’il faut bien faire la distinction avec « dématérialiser », car cette dernière consiste à créer et à recevoir tout document en format numérique. En tout cas, que ce soit la dématérialisation ou la digitalisation, la pratique rend les informations plus faciles à transmettre, à lire et à sécuriser.
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La digitalisation d’une facture ne se résume pas à la numérisation de la facture papier. C’est bien plus du travail qui vous attend, car il faut faire la saisie des données pour qu’elles soient enregistrées sur un programme. Il faudra par la suite caractériser et classer chaque document. Souhaitez-vous en savoir plus sur la digitalisation des factures ? Ce site vous en fera voir plus.
La digitalisation des factures, quel intérêt ?
Si vous gardez précieusement toutes ces factures, c’est que c’est de pièces importantes. En les digitalisant, vous pourrez gagner du temps. En effet, votre secrétaire ne prendra pas plus d’une minute pour trouver une facture particulière. Une fois digitalisés, vous pourrez facilement trouver la pièce que vous recherchez, car les documents seront bien classés et peu importe la pile de documents, digitalisés, ils ne prendront plus d’espace.
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La facturation digitale est aussi une alternative plus sécuritaire. Ces factures en papier peuvent se perdre très facilement. Elle se détériore aussi facilement, même si vous la gardez précieusement dans votre portefeuille. La digitalisation présente cet avantage de la pérennisation des informations. Lorsque vous êtes en mission ou en déplacement professionnel, si vos factures digitalisées sont stockées sur le Cloud, vous pourrez aussi y accéder facilement.
La mise en place de la facture digitale
Même si vous êtes convaincu des avantages du passage à la digitalisation des documents, il ne faut pas se précipiter. Vous pouvez choisir parmi les solutions de gestion électronique de documents. Ces dernières sont en réalité des logiciels de dématérialisation optimisant la gestion des flux documentaires. Oui, vous avez compris : ils pourront traiter tout type de document et non seulement les factures. Ils assureront également le stockage et la modification des documents digitalisés. La solution de gestion électronique de documents ne va pas s’exécuter automatiquement, il faut du personnel pour la saisie et la vérification des données.
Si vous avez toute une armoire de factures à dématérialiser, c’est peut-être décourageant. Dans ce cas, la meilleure alternative reste l’intervention de professionnels. En effet, on peut bien se permettre d’externaliser une partie ou l’intégralité du processus de dématérialisation : ce sera un grand coup de pouce dans le cadre de votre transition numérique. Vous pourrez ainsi vous consacrer pleinement à votre activité et le travail sera exécuté dans les plus brefs délais.
