04 avantages d’utiliser un logiciel de gestion de frais pour une entreprise

Comme vous le savez, plus les activités d’une entreprise se développent, plus la gestion administrative s’alourdit et peut vite devenir extrêmement chronophage et complexe. Pour mieux sortir de cette situation, de nombreux entrepreneurs choisissent de s’équiper de logiciels qui leur facilitent les différents travaux. Vous êtes un DAF ou un office Manager et vous hésitez toujours à opter pour l’automatisation de la gestion des notes de frais ? Vous vous déciderez certainement après la lecture de cette rédaction.

Un logiciel de gestion de frais évite la saisie des documents

Dans sa forme classique, une note de frais est un document papier sur lequel doit figurer l’ensemble des lignes de dépenses à faire rembourser par l’employeur. Avec le logiciel de gestion de frais, le salarié, au cours de sa mission professionnelle, n’est plus tenu de saisir les informations liées à chaque dépense. Il lui suffit de prendre en photo le reçu et le logiciel se charge d’extraire toutes les informations pertinentes pour lui en un laps de temps :

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• date ;
• montant ;
• TVA multiple ;
• catégorie de la dépense ;
• nom du marchand, etc.

Cela est possible grâce à la Reconnaissance Intelligente dont l’outil est équipé. Libéré de cette tâche, le salarié peut se consacrer à des missions professionnelles plus importantes. En outre, vous passez à une gestion informatique des notes de frais. Ces derniers sont enregistrés automatiquement et en temps réel.

Il permet de gagner du temps

L’un des principaux avantages d’un logiciel de gestion de notes de frais est le gain de temps qu’il offre. En effet, si les notes de frais ne sont pas automatisées, les employés sont obligés de lister et de justifier, à chaque fin de mois, les différentes dépenses réalisées au compte de l’entreprise. En s’équipant d’un logiciel de gestion, le salarié n’est plus confronté à toutes ces tâches. Il réalise tous les calculs liés aux déplacements professionnels et aux frais kilométriques de manière automatique. Cela réduit considérablement le délai de remboursement des employés qui peut se dérouler en quelques secondes. L’autre avantage de cette automatisation est qu’il optimise et fiabilise les audits et les prévisions budgétaires.

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Il évite la perte des justificatifs

Le justificatif est une pièce très capitale pour la déclaration de toute note de frais. Or, il est fréquent de voir plusieurs employés égarer les justificatifs de notes de frais. Et quand cela arrive, le salarié doit, parfois, se déplacer une nouvelle fois ou réaliser une attestation sur l’honneur. Au cas où il n’y arrive pas, il risque de ne pas se faire rembourser. Eh bien ! L’automatisation vous épargne tous ces désagréments. Tout est stocké et archivé pour vous dans des serveurs sécurisés.

Il réduit les erreurs et les fraudes

Les processus de gestion « traditionnels » des notes de frais génèrent souvent des erreurs. En optant pour une gestion automatisée des notes de frais, le risque d’erreur est totalement minimisé. En fait, la saisie est automatisée grâce aux technologies de reconnaissance optique des caractères (OCR) et de Machine Learning. Les fraudes sont largement réduites. Les dirigeants et les managers peuvent visualiser les dépenses de leurs collaborateurs en temps réel. Au final, les entreprises gagnent beaucoup en optant pour un logiciel de gestion de frais.