Choisir une salle de séminaire qui répond aux normes de sécurité sanitaire

MT : Séminaire à Lyon : respect des mesures barrières

MD : Salle séminaire Lyon : pour assurer la sécurité des participants, il est primordial de mettre en place un dispositif sanitaire adapté.

A lire en complément : Comprendre la concurrence directe et indirecte pour optimiser votre stratégie commerciale

L’organisation de séminaires permet de favoriser l’efficacité d’un groupe et de renforcer les échanges entre les collaborateurs. Pour assurer la sécurité des participants lors d’un team building, il importe de louer une salle de séminaire qui répond aux normes sanitaires tout en permettant à chaque participant de se sentir parfaitement à l’aise. 

Privilégier une salle de séminaire accessible

Que ce soit pour des réunions de travail, un repas d’affaires ou un séminaire, il importe de choisir un endroit facile d’accès avec notamment une grande salle lumineuse. Lyon est une destination idéale pour les événements professionnels. Elle dispose de plusieurs salles de séminaire et d’espaces de réunion confortables. En louant une salle de séminaires à Lyon avec un parking privé, il est possible de s’y rendre de plusieurs manières : 

A lire aussi : Pourquoi recourir aux services d’une agence experte en Adwords ?

• en métro ; 
• par avion ;
• avec une voiture personnelle.  

Choisir un endroit idéalement situé permet non seulement de rassembler facilement les participants mais constitue également un outil de communication redoutable pour l’entreprise.

Miser sur la convivialité

Pour réunir les collaborateurs et développer une bonne cohésion d’équipe, il importe de choisir un cadre convivial dans un lieu atypique. Une salle de séminaire comme sur le site www.chateau-de-saint-priest.com offre notamment un cadre idéal pour une réunion en petit comité ou encore un séminaire. La salle doit notamment être bien éclairée et disposer de tous les équipements nécessaires au bon déroulement d’une réunion. Outre les micros et les moniteurs, il est nécessaire de mettre en place des dispositifs favorisant un environnement sain tels que des casques, un vidéoprojecteur, des sièges adaptés, un accès wifi gratuit ou des services de photocopies. Une salle de réunions et séminaires doit également être adaptée aux objectifs de la réunion avec des espaces de travail bien traversés par la lumière du jour. Qu’il s’agisse d’un séminaire de direction, d’un team building, d’un séminaire d’intégration ou d’un séminaire résidentiel, il est indispensable de créer un cadre exceptionnel pour les participants.

Créer un cadre sécurisé

En cette période de crise sanitaire, il est essentiel de respecter les mesures de sécurité telles que la distanciation physique. Pour mener à bien une réunion, des dispositifs sanitaires doivent ainsi être installés pour permettre d’accueillir les participants dans les meilleures conditions. Pour cela, le nombre de participants doit correspondre à l’espace disponible afin de préserver 1 mètre de distance entre chaque personne. En outre, il est  essentiel de mettre à la disposition des collaborateurs des solutions hydro-alcooliques. Pendant les pauses café, il est possible de continuer les échanges et de se détendre tout en respectant les mesures barrières et les normes de sécurité sanitaires. Les plateaux-repas sont de mise pour bien manger dans les lieux de réunion.

Mettre en place un environnement confortable

La disposition de la salle de réunion doit permettre à chaque participant de s’intégrer en toute facilité dans le groupe et de se concentrer sur les activités. L’agencement de la salle doit ainsi être adapté au type de réunion et aux nombres de participants. En outre, il est essentiel de proposer des activités qui permettent de divertir les collaborateurs tout en renforçant les liens entre eux. 

Vérifier toutes les installations

Pour créer un cadre confortable, il est indispensable de choisir des salles équipées et modulables selon vos besoins. En plus d’opter pour des sièges adaptés, il est également essentiel de veiller à la sonorisation. Il s’agit notamment d’une variable importante à l’organisation d’une réunion. En effet, des chaises mal placées ou des bruits gênants peuvent perturber la concentration des participants et affecter la réussite d’un séminaire. Les installations ainsi que les configurations des espaces de travail doivent ainsi s’adapter à chaque type d’événement.

Choisir des activités variées

Pour permettre aux collaborateurs de se réunir dans une bonne ambiance, il est possible de définir à l’avance une thématique précise. La location de salle de séminaire est aussi une occasion pour réaliser des activités de groupe afin de faire avancer rapidement des projets communs. En outre, les collaborateurs peuvent faire ressortir leurs talents et leur savoir-faire en prenant le temps de se connaître et d’échanger de manière plus simple. L’idée est de faire participer tous les collaborateurs et de faire vivre à chacun une expérience originale dans un lieu idéal avec une connexion Internet haut-débit.

Optimiser les équipements technologiques

Pour assurer le bon déroulement d’un séminaire, vous devez optimiser les équipements technologiques mis à disposition dans la salle de réunion. Effectivement, une mauvaise connexion internet ou des équipements obsolètes peuvent entraver la productivité et l’efficacité des participants.

Une connexion haut-débit

Il est primordial de s’assurer que la salle dispose d’une connexion internet rapide et fiable. Une bonne bande passante permettra aux participants de travailler en ligne sans interruptions ni ralentissements. Cela facilitera aussi les présentations en visioconférence et le partage de fichiers volumineux.

Des équipements modernes

S’assurer d’une gestion efficace des flux de personnes

Dans le contexte actuel, il est primordial de s’assurer d’une gestion efficace des flux de personnes lors d’un événement en salle de séminaire. Pour cela, plusieurs mesures peuvent être mises en place.

La planification précise des horaires permettra de réduire au maximum les interactions entre les participants. Vous devrez respecter la capacité maximale autorisée pour la salle de séminaire en fonction des recommandations sanitaires.

Organiser un système de réservation ou de préinscription

Pour faciliter la gestion des flux, mettre en place un système de réservation ou de préinscription peut s’avérer très utile. Les participants devront ainsi indiquer leur créneau horaire d’arrivée et/ou de départ afin que vous puissiez anticiper le nombre de personnes présentes simultanément dans la salle.

Pour faciliter les flux, il est capital de prévoir des espaces dédiés à l’accueil et au départ des participants.