Comment optimiser les processus achats en entreprise ?
Les achats représentent jusqu’à 60 % du chiffre d’affaires dans les entreprises européennes. Optimiser ces processus d’approvisionnement est donc primordial. Leur efficacité est toutefois fréquemment freinée par un cloisonnement excessif des services, des données et des outils. Découvrez nos conseils pour améliorer vos processus achats en misant sur le collectif.
Décloisonner les services pour améliorer les processus achats
Dans bon nombre d’entreprises, les différents services sont souvent beaucoup trop compartimentés, chacun travaillant sans se préoccuper des autres. Ce manque d’ouverture et de communication a des conséquences sur les résultats finaux, notamment dans le cadre des achats. Un cloisonnement et une séparations excessive entre les services achats, ventes et finances a en effet tendance à entraîner une perte d’efficacité au niveau des processus. Chacune dans leur bulle, les équipes manquent alors des opportunités de faire des économies.
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Elles peuvent aussi générer des surcoûts inutiles qui auraient pu être évités par un travail commun et une vision d’ensemble plus appuyés. La limitation du nombre de fournisseurs et du nombre de références produits est par exemple l’un des leviers d’action les plus performants pour mieux maîtriser ses achats. Travailler avec un nombre restreint de fournisseurs favorise en effet les bonnes relations, la qualité et les prix bas. Cet objectif ne peut alors être atteint qu’en impliquant l’ensemble des acteurs de l’entreprise. Chaque service doit en effet partager cette vision pour pouvoir l’appliquer et générer des résultats concrets. L’un des principaux axes d’optimisation des processus achats réside donc dans le décloisonnement des différents services.
Mettre en commun les données et les outils
Pour mieux maîtriser ses dépenses et augmenter sa compétitivité, il est également nécessaire de diffuser les données et de partager les outils au sein de l’entreprise. Tant que les différents services utiliseront chacun leurs propres solutions de façon indépendante, l’efficacité des processus achats ne pourra en effet pas progresser.
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Cette division des solutions est le deuxième principal frein à l’efficacité des processus qui doivent pouvoir fonctionner de façon continue. Les solutions digitales employées à ces fins se doivent d’être interopérables pour permettre à la fois le dialogue entre les services, la mise en place d’un rythme de travail commun ainsi que le partage de données. Cette mise en commun des solutions a pour effet :
- d’accroître la capacité à contrôler les dépenses dans leur ensemble ;
- de permettre un accès commun aux informations fournisseurs afin d’évaluer la pertinence des partenaires ;
- de créer des bases de données permettant d’optimiser le processus achat global, d’anticiper les tendances et de mieux maîtriser les risques ;
- de partager des indicateurs fiables permettant de se fixer et de suivre des objectifs communs.
La transversalité des outils et des données au sein des différents départements de l’entreprise constitue un vecteur de première importance pour optimiser véritablement les processus achat. Favoriser le partage et le travail collectif mènera rapidement à une plus grande compétitivité de l’entreprise et à des performances globales améliorées.
